5S có thể còn mới lạ với nhiều người, nhưng đây đã là nền tảng cơ bản kiến tạo thành công cho rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới. Xuất phát từ ý tưởng nếu làm việc trong môi trường tốt, tinh thần được thoải mái thì năng suất lao động và hiệu quả công việc đều được cải thiện đáng kể, người Nhật đã tạo ra tiêu chuẩn 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng).

Theo tôi, sẽ không có tiêu chuẩn nào thích hợp hơn để áp dụng vào quản lý cửa hàng của bạn, nhất là trong khâu quản lý kho vốn rất khó khăn và mất nhiều thời gian.

Áp dụng tiêu chuẩn 5S và phần mềm quản lý kho miễn phí để quản lý cửa hàng

1. 5S là gì?

Trước khi tìm hiểu xem 5S áp dụng vào công tác quản lý kho như thế nào, tôi nghĩ chúng ta cần biết 5S là gì và chúng có ý nghĩa như thế nào trong kinh doanh nói chung.

– Seiri (Sàng lọc): Tiêu chuẩn đầu tiên này thường được thực hiện định kỳ ở các doanh nghiệp với công việc chính là xem xét và phân loại những vật dụng tại nơi làm việc. Những thứ chưa dùng đến thì tách riêng và cất đi, những đồ không dùng nữa thì lập tức loại bỏ, đem bán hoặc vứt đi.

– Seiton (Sắp xếp): Đúng như ý nghĩa của từ “sắp xếp”, ở bước này, mọi thứ phải được bố trí lại sao cho hợp lý, dễ dàng nhận biết, dễ lấy đi và trả lại. Để không tốn công sức sắp xếp nhiều lần, thông thường, bạn sẽ phải đặt quy định rõ ràng về vị trí đặt vật dụng hoặc tự đặt những dấu hiệu riêng để tìm kiếm.

– Seiso (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh không những là nơi làm việc mà còn cả cho máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc của bạn. Mọi thứ phải được đảm bảo tính mỹ quan và thân thiện với môi trường.

Dọn dẹp mọi thứ trong cửa hàng thật sạch sẽ

– Seiketsu (Săn sóc): Chuẩn hóa quy trình 3S đầu tiên chính là nhiệm vụ của chữ S thứ 4 này, chính là luôn thực hiện mọi thứ một cách nghiêm túc, quan tâm và chăm sóc đến mọi thứ xung quanh, đảm bảo 3S được thực hiện một cách có năng suất nhất. Ý thức nhân viên sẽ được tăng lên đáng kể nếu người làm chủ thực hiện tốt bước này.

– Shitsuke (Sẵn sàng): Thói quen tự giác tuân thủ mọi thứ sẽ là bước cuối cùng khép lại quy trình 5S. Một khi ý thức tự giác được các thành viên nhận thức, lúc nào cũng sẵn sàng thực hiện thì không còn phải lo lắng về bất kỳ điều gì nữa, vừa nâng cao hiệu suất làm việc, vừa nâng tầm hình ảnh công ty.

Luôn tươi cười, vui vẻ phục vụ

Bạn thấy đấy, 5S là tiêu chuẩn thực sự cần thiết dù bạn đang kinh doanh với quy mô như thế nào đi nữa. Thử áp dụng vào quản lý kho xem 5S sẽ làm như thế nào nhé!

2. Vận dụng thuần thục 5S vào công tác quản lý kho hàng

Bước 1: Sàng lọc kho hàng

Một thực trạng thường thấy là kho hàng thường kiêm luôn nhiệm vụ… kho chứa đồ, tức là bất cứ cái gì cũng có thể bỏ vào kho. Như vậy sẽ rất lộn xộn, mỗi lần tìm hàng là như lạc vào mê cung. Ngay bây giờ, hãy F5 lại kho bằng bước sàng lọc.

Quản lý, sắp xếp kho hiệu quả với tiêu chuẩn 5S

Việc đầu tiên, hãy dọn dẹp một góc đủ rộng và chuyển hàng hóa của cửa hàng sang đó, tách hẳn với những khu khác. Trong khu này cũng bắt đầu sàng lọc lại, mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng thì ưu tiên để ngoài và dùng trước. Sau đó hãy di dời ra khỏi kho những gì không dùng nữa, đừng vì tiếc mà cứ để đồ đạc lại, chỉ thêm chật kho thôi.

Bước 2: Sắp xếp mọi thứ thật logic 

Công việc tiếp theo chính là sắp xếp mọi thứ sao cho khoa học nhất có thể. Tùy theo bạn đang kinh doanh mặt hàng nào mà cách sắp xếp sẽ khác nhau, nhưng vẫn phải đáp ứng đầy đủ tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Ví dụ khi muốn sắp xếp kho thời trang, hãy xếp riêng đồ nam và đồ nữ, quần với áo, phụ kiện sẽ đặt ở khay riêng biệt. Đi sâu hơn, hãy phân loại theo size, màu sắc, mẫu vải,… và ở mỗi khu hàng, đừng quên để lại một tấm bảng nhỏ ghi chú mặt hàng cụ thể đó.

Bước 3: Vệ sinh thường xuyên 

Để giữ kho sạch sẽ, hãy thường xuyên quét dọn và sắp xếp đồ đạc gọn gàng. Những lúc vội vàng, nhân viên của cửa hàng có thể vô tình bỏ nhầm đồ của khu này sang khu khác, hoặc mang ra ngoài mà quên cất lại vào kho. Khi đó, hãy nhanh chóng mang mọi thứ trở về chỗ cũ, nếu để quá lâu thì sẽ rất dễ loạn khi cần kiểm đếm. Nếu có nhân viên, hãy trực tiếp phân công trực dọn vệ sinh cho họ và có những phần thưởng, sự khích lệ xứng đáng mỗi khi họ làm tốt mọi thứ.

Ngay cả máy móc trong cửa hàng cũng cần được chú ý dọn vệ sinh sạch sẽ. Như vậy, chúng sẽ hoạt động tốt hơn và có tuổi thọ cao hơn. Khách hàng sẽ rất ưng ý khi không tìm được một vết bụi nào trong cửa hàng của bạn.

Bước 4: Kiên định duy trì và kiểm tra định kỳ 

Khá nhiều nơi rất hào hứng với tiêu chuẩn đến từ đất nước mặt trời mọc này và sẵn sàng áp dụng, tuy nhiên để duy trì được nó mới là việc khó khăn. Để nhân viên của mình gương mẫu thực hiện, chính bạn – người làm chủ – cũng phải tự nghiêm túc với chính mình. Đừng lấy vị thế ra để ngồi chỉ tay năm ngón, hãy thử một lần hăng hái xắn tay áo vào phụ nhân viên dọn dẹp kho xem sao?

Bước 5: Sẵn sàng cho mọi thứ 

Để đi đến được bước này, cửa hàng của bạn đã ghi thêm cả khối điểm trong mắt khách hàng rồi đấy. Ở bước cuối cùng, hãy thường xuyên lặp lại vòng 5S định kỳ, rèn luyện để tạo nên một thói quen tốt cho tất cả mọi người trong cửa hàng, dù là quản lý, nhân viên phục vụ hay bảo vệ.