Quản lý kho là một phân hệ cực kì quan trọng. Như đã đề cập thì đây là một trong ba phân hệ được chúng tôi đầu tư rất nhiều bên cạnh phân hệ bán hàng và kế toán. Một hệ thống quản lý kho tốt là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể yên tâm phát triển kinh doanh và sản xuất. Một doanh nghiệp với hàng trăm, hàng ngàn sản phẩm thì mới thấy được sự phức tạp và cần thiết của việc ổn định kho như thế nào. Kho là tài sản, và là lợi nhuận của công ty. Nhiều khi một doanh nghiệp kinh doanh rất trôi chảy, đơn hàng và khách tấp nập nhưng sau khi kiểm kê thì vẫn lỗ (điều rất hay thấy trong lĩnh vực nhà hàng, ăn uống). Đó là do có lỗ hỗng trong kho, hàng hóa bị thất thoát, hàng hư, phế phẩm không được quản lý đúng. Trong kinh doanh, thì đến rác cũng là tiền, những lỗ hổng nhỏ, nếu không được bịt kín thì nó cứ chảy mãi. Bên cạnh đó, sự quản lý không chặt dẫn đến thất thoát, khi thất thoát sẽ sinh ra nghi kị và không tin tưởng. Như một vòng luẩn quẩn, điều này làm cho doanh nghiệp có một gánh nặng, không thể yên tâm và thoải mái để chạy hết công suất.

Phân hệ quản lý kho của giải pháp quản lý doanh nghiệp Passport2IT-ERP đã được triển khai hiệu quả ở những doanh nghiệp lớn, quy mô nhiều chi nhánh từ Nam ra Bắc, mỗi chi nhánh có nhiều kho, với số lượng hàng hóa cần kiểm kê lên tới hơn 5000 mặt hàng đủ chủng loại. Dưới đây là danh sách các chức năng chính, nổi bật mà giải pháp quản lý kho của phần mềm Passport2IT-ERP cung cấp, để giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn hàng hóa nhập xuất của mình. Khi có bất kì một sự cố nào xảy ra, thì phần mềm có thể truy xuất được lịch sử nhập xuất một cách chi tiết: Nhập từ nguồn nào, ai nhập, khi nào nhập, số lượng nhập, xuất cho ai, ai soạn hàng, ai đóng hàng, ai duyệt cho ra kho, thời gian của mỗi thao tác, hàng xuất cho đối tượng nào, tài xế giao hàng là ai, thời gian bắt đầu giao hàng, thời gian kết thúc giao hàng, thời gian kế toán xác nhận giao dịch thành công… Và chúng tôi quản lý luôn cả các sản phẩm phế, sản phẩm cần thanh lý… Tất cả sản phẩm trong kho, dù là hư cũng phải có nguyên nhân. Một giải pháp tổng thể và chặt chẽ, mà gần như các doanh nghiệp sau một thời gian sử dụng phải đồng ý là hiện tượng thất thoát gần như là không thể.

Danh sách các chức năng chính và nổi bật của phân hệ quản lý kho:

  • Cho phép tạo kho không giới hạn ở mỗi công ty, chi nhánh. Cho phép tạo kho “Ảo”, như là một kho trung gian không chính thức để phục vụ các mục đích như khu vực xuống hàng tạm, khu vực kiểm tra chất lượng, khu vực tạm nhập tái xuất…
  • Cho phép tạo khu vực trong kho không giới hạn.
  • Cho phép thiết lập sản phẩm vào khu vực trong kho. Mỗi sản phẩm chỉ được phân vào một khu vực nhất định.
  • Cho phép thiết lập nhân viên phụ trách kho. Mỗi khu vực kho có một quản lý
  • Cho phép thiết lập định mức tồn kho (tối đa và tối thiểu) cho mỗi sản phẩm
  • Cho phép khóa kho (khóa toàn bộ, hoặc khóa theo sản phẩm) tại một thời điểm, để phục vụ việc kiểm kê.
  • Cho phép xem chi tiết lịch sử giao dịch của một mặt hàng trong khoản thời gian được chọn.
  • Cho phép đặt đơn hàng cho nhà cung cấp
  • Cho phép xác nhận đơn hàng khi nhà cung cấp giao, cho phép đổi trả hàng với nhà cung cấp
  • Cho phép điều chuyển kho nội bộ trong công ty
  • Cho phép điều chuyển hàng giữa chi nhánh với nhau
  • Cho phép gộp hàng, tách hàng ra các mã sản phẩm khác nhau
  • Chức năng phân công cho nhân viên kho soạn đơn hàng
  • Chức năng xác nhận đơn hàng soạn xong
  • Chức năng xem lịch giao hàng từ phân hệ điều vận để soạn hàng kịp với lịch chạy của xe
  • Chức năng cảnh báo cho nhân viên kho khi xe sắp xuất phát
  • Chức năng nhập xuất sản phẩm theo số Lô
  • Chức năng nhập hàng về kho khi giao hàng không thành công
  • Chức năng xem trước lịch dự định giao hàng, mặt hàng, số lượng từ nhà cung cấp
  • Chức năng dự báo tồn kho theo thời điểm trong tương lai dựa trên số lượng tồn kho hiện tại, số lượng dự tính nhập về theo ngày dự định giao, số lượng hàng đặt đã chốt và ngày dự định xuất.
  • Chức năng xuất kho hàng mượn giao dùm của chi nhánh khác gởi đến.
  • Chức năng điều chỉnh số kho, khi việc kiểm kê không khớp. Việc điều chỉnh này kết nối hoàn toàn với phân hệ kế toán để hạch toán vào các tài khoản kế toán thất thoát.

Bên cạnh là rất nhiều các công cụ thống kê và báo cáo nâng cao, dùng cho việc xem lịch sử giao dịch của kho theo mặt hàng, tần suất bán hàng. Thống kê năng suất của nhân viên soạn hàng, thống kê các loại hình giao dịch của kho, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.