Bán hàng là trái tim của mọi công ty, là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu để nuôi sống công ty. Nếu ví Kế Toán và Kho là người vợ thì Kinh Doanh chính là người chồng. Đây cũng chính là một trong 3 Module mà CIIBOS-VN đặt trọng tâm xây dựng. Phân hệ kinh doanh và quản lý đơn hàng, ngoài các yếu tố đơn giản, dễ sử dụng thôi thì chưa đủ. Nó còn phải đạt được những yếu tố về tốc độ xử lý phải thật nhanh, và bên cạnh nhanh thì phải vô cùng chặt chẽ, tuân thủ quy trình, kết nối được với các bộ phận khác. Có như vậy mới có thể tối ưu hóa đội ngũ Sales, phục vụ và chăm sóc khách hàng chu đáo, đồng thời thiết lập một xương sống vững chắc để có thể nhân rộng lên một cách nhanh nhất.

Một điểm chết mà rất nhiều cá nhân, tổ chức kinh doanh hay mắc phải nhưng không để ý đó chính là bỏ qua thất thoát. Ta hay hài lòng về con số tăng trưởng, ví dụ như 10%/tháng, tuy nhiên có thể con số đó có thể lên đến 15 đến 20%. Nếu không nhìn thấu đáo thì con số tăng trưởng 10% kia là cái bẫy ngọt ngào, ru ngủ ta. Việc thất thoát 10% kia, ngày qua ngày sẻ chảy qua các đối thủ, và khi ta kịp nhận ra thì đã tương đối trễ.

Trong định hình xây dựng phân hệ quản lý Kinh Doanh của mình thì bên cạnh việc xây dựng một công cụ bán hành mạnh, cực nhanh, nhiều chức năng, thì CIIBOS rất chú trọng vào việc quản lý nhân sự, và các công cụ đo lường tính hiệu quả. Chúng tôi theo đuổi một triết lý đơn giản: Ở mọi thời điểm, nhân viên trong công ty phải làm việc hết công suất của mình, Output của giờ đầu tiên cũng như Output của giờ thứ 8 phải giống nhau. Việc duy trì và kiểm soát được điều này sẽ giúp công ty giảm được rất nhiều sự thất thoát. Tối ưu hóa thời gian, kết hợp với các công cụ bán hàng mạnh, thì việc năng suất tăng là điều đương nhiên.

Một cách cụ thể, các chức năng của phân hệ Quản Lý Kinh Doanh và Đơn Hàng của Phần Mềm Quản Lý Passport2IT-ERP gồm có:

  • Cho phép nhân viên kinh doanh tạo và theo dõi khách hàng tiềm năng
  • Cho phép nhân viên kinh doanh ghi nhận lại toàn bộ quá trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng vào hệ thống. Việc này giúp quản lý có cái nhìn toàn diện vào nhân viên của mình, biết được hoạt động có đi đúng hướng hay không để sớm điều chỉnh. Đồng thời, sau một thời gian, đây sẽ là một số liệu thống kê rất quý báu cho công ty.
  • Cho phép thiết lập chế độ riêng tư cho nhân viên kinh doanh thuộc các chi nhánh hay bộ phận khác nhau không xem được khách hàng của nhau, để đảm bảo sự cạnh tranh công bằng giữa các nhân viên.
  • Cho phép cấp quản lý tạo Project và tạo Task trong mỗi Project cụ thể. Task sau đó được phân công cho nhân viên thụ lý. Việc tạo Project và thực hiện công viêc theo Task được giao giúp quản lý dễ thống kê tính hiệu quả của mỗi Project: có bao nhiêu nhân sự tham gia, tiến độ của mỗi Task riêng lẽ và tiến độ của tổng Project, tổng thời gian đã bỏ ra cho Project, tổng chi phí nhân sự cho Project.
  • Cho phép đính kèm tài liệu không giới hạn vào các hoạt động chăm sóc khách hàng và ghi nhận Task hằng ngày.
  • Cho phép quản lý xem xét và đánh giá Task của nhân viên. Nếu quản lý không hài lòng, có thể bắt nhân viên làm lại. Một Task khi đến ngày hết hạn mà chưa xong thì sẽ có thông báo đến cấp cao nhất, do đó việc quên công việc không thể xảy ra.
  • Cho phép thiết lập các chinh sách linh hoạt về giá sản phẩm: Giá bậc thang, giá theo nhóm khách hàng (khách VIP, đại lý cấp 1 2 3…), giá theo một khách hàng cụ thể
  • Cho phép thiết lập các chính sách khuyến mãi, chiết khấu phức tạp. Một ví dụ khá phức tạp mà phần mềm Passport2IT-ERP quản lý doanh nghiệp có thể hỗ trợ là: Khi mua bất kì túi xốp nào trong nhóm xốp (túi 0.5Kg, túi 3KG, túi 5KG…) khi đạt số lượng X thì sẽ được giảm giá Y, hoặc tặng sản phẩm Z. Một phần mềm quản lý kinh doanh và bán hàng tốt phải rất mạnh về công cụ thiết lập giá và khuyến mãi. Đây là đòn bẩy để kick sales. Việc không có các công cụ này, mà cho giảm giá trực tiếp, hay đưa ra quyết định trực tiếp trong lúc bán hàng sẽ bị một vấn đề về quản lý và mở rộng.
  • Cho phép thiết lập chính sách hoa hồng cho nhân viên kinh doanh. Đây cũng là một chức năng mà chỉ có trong các gói lớn. Công Ty CIIBOS đã quyết định đưa chức năng này vào hẳn trong gói Standard của hệ thống Passport2IT-ERP.
  • Cho phép nhân viên kinh doanh lập báo giá. Và báo giá có chế độ chờ quản lý duyệt. Khi báo giá được khách hàng chập thuận, thì sẽ được chuyển đổi thành đơn hàng.
  • Cho phép nhân viên kinh doanh đánh đơn hàng của một sản phẩm với nhiều quy cách đóng gói khác nhau, và hệ thống tự động chuyển đổi sang một đơn vị chuẩn.
  • Cho phép thiết lập các thông số về mức độ ưu tiên của đơn hàng, ngày dự định giao hàng, phương thức thanh toán. Khi phương thức thanh toán không thõa mãn các điều kiện về định mức công nợ thì hệ thống sẽ khóa đơn hàng, và quản lý phải xem xét mới được qua các bước tiếp theo.
  • Hệ thống cho phép đơn hàng giao tay 3, và thu tiền tay 3: Đại lý đặt hàng công ty, công ty giao hàng cho khách của đại lý, và công nợ là giữa công ty với đại lý. Giá trên đơn hàng là giá của đại lý với khách.
  • Hệ thống cho phép điều chuyển đơn hàng đến các chi nhánh khác thụ lý, hoặc mượn hàng từ chi nhánh khác nếu hiện tại kho tiếp nhận không có đủ hàng.
  • Hệ thống cho phép thêm vào các phụ phí khi giao hàng như phí chành, phí giao hàng nhanh, và các chi phí khác mà người dùng có thể tự thiết lập
  • Cho phép tách từ một đơn hàng lớn thành nhiều đơn hàng nhỏ, mỗi chi nhánh thụ lý một phần của đơn hàng
  • Chức năng quản lý đổi trả hàng, thu mua lại hàng cũ với giá khác.
  • Chức năng xem toàn bộ phân bổ khách hàng theo vị trí địa lý thực trên bản đồ Google Map hoặc Bing Map

Bên trên là một giới thiệu tổng quát về các chức năng chính của Phân Hệ Quản Lý Kinh Doanh của phần mềm Passport2IT – ERP. Chưa kể đến rất nhiều Dashboard và Report phụ trợ để theo dõi, thống kê và dự đoán tình hình kinh doanh.

Phân hệ quản lý kinh doanh và đơn hàng kết nối hoàn toàn với phân hệ Kế Toán, Kho, Điều Vận, Thống Kê Và Báo Cáo tạo thành một chuỗi khép kín với dữ liệu liên kết chặt chẽ với nhau. Các thao tác của nhân viên qua mỗi giai đoạn đều được ghi nhận lại, cho nên việc xảy ra thất thoát hay sai sót có khả năng rất thấp. Khi công ty có đội xe vận chuyển riêng, và kho tách biệt thì 2 phân hệ tiếp theo là Điều VậnQuản Lý Kho Cao Cấp sẽ cung cấp các chức năng để người dùng có thể lên lịch xe, phân đơn hàng vào xe, tạo lộ trình cho xe, phân công lệnh giao hàng cho nhân viên kho để nhân viên kho có thể soạn hàng trước. Toàn bộ các thao tác được ghi nhận ai là nhân viên thụ lý, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Từ đó, có thể vận hành và đánh giá nhân viên một cách minh bạch nhất.