Tạo đơn hàng và quản lý đơn hàng

Sau khi các thông tin về sản phẩm, giá, và kho đã được thiết lập. Người dùng có thể bắt đầu lên đơn hàng bán. Phần mô tả dưới đây là quy trình bán hàng rút gọn cho phiên bản STANDARD. Phiên bản đầy đủ bao gồm thêm phần quản lý tách đơn hàng, lên đơn hàng cho điều vận, và quản lý xe giao hàng.

Bước 1: Tạo đơn hàng

Màn hình tạo đơn hàng

Nhập các thông tin của đơn hàng: Khách hàng, Liên hệ, Địa chỉ giao hàng, Ngày giao hàng, Phương thức thanh toán, Mức độ ưu tiên.

Tạo khách hàng mới hoặc chỉnh sửa thêm thông tin khách hàng tham khảo link

Tiếp theo bấm nút tạo đơn hàng để nhập sản phẩm và số lượng

Một sản phẩm cho nhập được nhiều số lượng. Hệ thống tự động quy đổi số lượng về đơn vị chuẩn.

Ví dụ: Sản phẩm đóng 3 quy cách: Thùng, Cây, Cái. Khách hàng đặt hàng 2 thùng, 2 cây, 5 cái

(1 thùng = 4 cây ; 1 cây = 10 cái) => Hệ thống tự động quy đổi = 105 cái

Số lượng 1: 2 thùng ; Số lượng 2: 2 cây ; Số lượng 3: 5 cái => Tổng: 105 cái

Giá tự động cập nhật

Bấm “ADD”

Tạo sản phẩm mới, quy cách đóng gói, giá bán tham khảo link https://passport2it.com/phan-mem-quan-ly-toan-dien-passport2it-erp-quy-trinh-thiet-lap-san-pham/

Sau khi thay đổi giá xong bấm nút Refresh ở phân hệ System

Quay lại màn hình CRM231, chọn sản phẩm đã thay đổi giá rồi bấm “ADD”lại

Các lưu ý khi phát sinh thêm các vấn đề khi tạo đơn hàng:

Trường hợp 1: Công ty tạo cho chi nhánh giao: Company Handle (Công ty xử lý): Chọn Chi nhánh giao. Nếu không thay đổi thì giữ nguyên, hệ thống tự động mặc định chọn công ty lúc đăng nhập

Trường hợp 2: Thêm chi phí vận chuyển. Chọn nút Add Charge Code

Màn hình thêm chi phí vận chuyển

Chọn mã phí, ghi nhận số tiền -> Bấm Lưu

Tạo thêm mã phí mới và thay đổi hạch toán định khoản chi phí tham khảo link https://passport2it.com/quy-trinh-thiet-lap-ma-he-thong-va-cac-thong-tin-ban-dau-truoc-khi-van-hanh-phan-mem/

Quay lại màn hình CRM231, Kiểm tra phí đã thêm ở sheet “CHARGE”trên màn hình

Trường hợp 3: Đơn hàng có tính thuế GTGT: Tích vào ô VAT Tax

Kiểm tra thuế suất và tiền thuế của từng sản phẩm ở sheet “TAX”trên màn hình

Điều chỉnh lại thuế suất tham khảo link https://passport2it.com/quy-trinh-thiet-lap-ma-he-thong-va-cac-thong-tin-ban-dau-truoc-khi-van-hanh-phan-mem/

Trường hợp 4: Kiểm tra hoặc thay đổi chiết khấu.

Kiểm tra chiết khấu ở sheet “DISCOUNT“trên màn hình

Thay đổi chính sách chiết khấu tham khảo link https://passport2it.com/phan-mem-quan-ly-toan-dien-passport2it-erp-quy-trinh-thiet-lap-san-pham/

Sau khi thêm hoặc thay đổi chiết khấu xong bấm nút Refresh ở phân hệ System

Quay lại màn hình CRM231, chọn sản phẩm đã thay đổi chiết khấu rồi bấm “ADD”lại

Trường hợp 5: Kiểm tra hoặc thay đổi khuyến mãi.

Kiểm tra khuyến mãi ở sheet “PROMOTION”trên màn hình

Thay đổi chương trình khuyến mãi tham khảo link https://passport2it.com/phan-mem-quan-ly-toan-dien-passport2it-erp-quy-trinh-thiet-lap-san-pham/

Sau khi thêm hoặc thay đổi chiết khấu xong bấm nút Refresh ở phân hệ System

Quay lại màn hình CRM231, chọn sản phẩm đã thay đổi khuyến mãi rồi bấm “ADD“lại

Bước 2: Duyệt đơn hàng

Màn hình danh sách các đơn hàng đã tạo

Theo dõi trạng thái của đơn hàng tại cột “STATUS ”

Đơn hàng mới tạo trạng thái “PENDING”

Đơn hàng đã duyệt trạng thái “APPROVED”

Đơn hàng chưa giao xong trả về trạng thái “CANCEL”

Đơn hàng hoàn thành trạng thái “FINISHED”

Chọn đơn hàng cần duyệt có Status “PENDING”, bấm vào nút Manage Review Codes (Quản lý duyệt) để duyệt đơn hàng

Màn hình duyệt

Chọn mã chặn rồi bấm vào nút Stop Code (Xóa chặn) để duyệt.

Mã chặn nào đã duyệt thì nút Stop Code (Xóa chặn) ẩn. Hệ thống ghi nhận lại người dùng nào duyệt và ngày giờ duyệt ở cột User Delete và Modified TS.

Hiện tại hệ thống mặc định sẵn 2 mã chặn:

  • Approved_ Need (Cần duyệt): mã chặn này áp dụng cho tất cả các đơn hàng nào tạo ra. Thường mã này trưởng phòng kinh doanh duyệt
  • Bad_Credit (Nợ): mã chặn này áp dụng cho khách hàng nào vượt định mức công nợ cho phép hoặc chưa thiết lập định mức công nợ. Thường mã này BP kế toán công nợ duyệt.
  • Cấp quản lý cũng có thể thêm mã chặn khác để các bộ phận khác duyệt: Chọn stop code (mã chặn) rồi bấm SAVE lại.

Ví dụ: chọn mã “OUT OF STOCK”để kho duyệt. Đơn hàng này sẽ có 3 mã chặn cần duyệt

Thêm mã chặn mới và phân quyền người dùng được quyền xóa mã chặn tham khảo link

https://passport2it.com/quy-trinh-thiet-lap-ma-he-thong-va-cac-thong-tin-ban-dau-truoc-khi-van-hanh-phan-mem/

Bước 3: Xác nhận đơn hàng

Màn hình cập nhật trạng thái đơn hàng:

Tất cả các đơn hàng đã duyệt (trạng thái APPROVED) được thể hiện trên màn hình CRM608, các bộ phận xác nhận trạng thái của từng đơn hàng.

Màn hình CRM608 có các trạng thái:

Trạng thái: DELIVERING (Đang giao hàng). Khi đơn hàng ra khỏi kho, bộ phận kho xác nhận trạng thái của đơn hàng chuyển từ APPROVED sang DELIVERING. Hệ thống sẽ trừ kho. Trường hợp xuất kho sản phẩm theo lô, chọn sản phẩm bấm Update Product Lot Number (Cập nhật số lô). Kiểm tra cột LOT NUMBER số lô đã cập nhật

Trạng thái:DELIVERED (Đã giao hàng). Khi đơn hàng giao xong, bộ phận giao hàng xác nhận trạng thái của đơn hàng chuyển từ DELIVERING sang DELIVERED

Trạng thái: CANCEL (Hủy đơn hàng). Khi đơn hàng không giao được cho khách trả về kho, bộ phận giao hàng xác nhận trạng thái của đơn hàng chuyển từ DELIVERING sang CANCEL. Hệ thống sẽ cộng kho lại.

Trạng thái: FINISHED (Đơn hàng hoàn thành). Khi đơn hàng đã giao, bộ phận giao hàng xác nhận trạng thái của đơn hàng chuyển từ DELIVERED sang FINISHED. Trạng thái này hệ thống ghi nhận kế toán theo ngày hạch toán (Posting date).

Lưu ý: Đơn hàng hoàn thành không còn thể hiện trên màn hình này nữa

Các hạch toán kế toán ngầm khi đơn hàng hoàn thành:

  • Hạch toán doanh thu
  • Hạch toán xuất kho
  • Hạch toán khuyến mãi
  • Hạch toán chiết khấu
  • Hạch toán phí vận chuyển

Tham khảo cách thiết lập các hạch toán kế toán khi các nghiệp vụ phát sinh chạy ngầm dưới hệ thống

https://passport2it.com/quy-trinh-thiet-lap-ma-he-thong-va-cac-thong-tin-ban-dau-truoc-khi-van-hanh-phan-mem/

Bước 4: Thu tiền khách hàng

Vào phân hệ ACCOUNTING (Kế toán) -> Chọn màn hình ACT005 Thu tiền khách hàng

Màn hình thu tiền khách hàng

Chọn phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc Tiền ngân hàng

Chọn tài khoản tiền thu

Chọn khách hàng cần thu tiền, ngày thanh toán, ngày hạch toán.

Lưu ý hệ thống ghi nhận vào sổ kế toán theo ngày hạch toán (Posting date )

Khách hàng thanh toán đúng số tiền với đơn hàng phát sinh thì tích chọn đơn hàng đó, còn không thanh toán đủ thì nhập số tiền thực thu vào cột COLLECT (Số tiền thu)

Bấm nút “SAVE”để ghi nhận => phần mềm tự động lập chứng tử Phiếu thu khách hàng

Bước 5: Kiểm tra các giao dịch đã lưu và in toàn bộ chứng từ

Vào phân hệ ACCOUNTING (Kế toán) -> Chọn màn hình ACT019_ Lịch sử giao dịch kế toán

Màn hình xem lại lịch sử giao dịch kế toán

Bước 6: Kiểm tra công nợ, xem báo cáo tổng hợp công nợ, báo cáo chi tiết công nợ theo khách hàng, theo sản phẩm

Vào phân hệ ACCOUNTING (Kế toán) -> Chọn màn hình ACT610_ Báo cáo công nợ phải thu

Màn hình báo cáo tổng hợp công nợ phải thu

Nhấp 2 lần vào khách hàng xem báo cáo chi tiết công nợ từng khách hàng

Màn hình báo cáo công nợ chi tiết theo khách hàng

Chọn Select Option Print: Chọn mẫu báo cáo công nợ để in. Báo cáo công nợ có nhiều mẫu tùy doanh nghiệp, cửa hàng chọn

Chọn View Product Discount: để xem báo cáo công nợ chi tiết theo mặt hàng

Màn hình báo cáo công nợ chi tiết theo mặt hàng

Màn hình xem doanh số bán các sản phẩm

Màn hình xem doanh số bán theo từng chi nhánh