Sau khi đã thiết lập thông tin công ty, chi nhánh, phòng ban, người dùng, phân quyền người dùng hợp lý thì hệ thống đã có thể hoạt động.

Bước tiếp theo để chính thức bắt đầu đi vào vận hành kinh doanh thì các bạn cần tạo thêm

  1. Tạo Kho, và các Khu Vực trong Kho (Bắt buộc)
  2. Tạo/Điều chỉnh bản mã hệ thống (Không bắt buộc)
  3. Tạo StopCode ( Các bước kiểm tra nếu muốn trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)
  4. Phân quyền cho người dùng nào được quyền duyệt các bước kiểm tra (Không bắt buộc)
  5. Tạo các CHARGE CODE (Phụ Phí) trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)
  6. Xem và điều chỉnh lại bản mã kế toán (Không bắt buộc)
  7. Xem và tạo các ACTIVITY CODE (Không bắt buộc)
  8. Xem và tạo số dư ban đầu cho các đối tượng (Nếu Có)

Tạo kho và thiết lập khu vực trong kho (Bắt Buộc)

Phần mềm Passport2IT-ERP cho phép bạn quản lý và kiểm soát kho rất chặt chẽ. Toàn bộ các giao dịch về kho đều được ghi nhận lại. Phân hệ quản lý kho Passport2IT – ERP cho phép thực hiện nhiều giao dịch phức tạp mà các tài liệu hướng dẫn về phần vận hành sẽ đi vào chi tiết như: Thiết lập khu vực kho ảo cho việc kiểm kê hàng, điều chuyển hàng hóa nội bộ, điều chuyển hàng hóa giữa các kho khác chi nhánh, mượn hàng giữa các kho, mượn hàng để giao dùm (xe vận chuyển sẽ đến lấy rồi đi giao luôn, không phải chuyển hàng trước), kiểm kê giao dịch kho, thực hiện các bước cân bằng kho, kiểm soát giá vốn hàng tồn kho, kiểm soát định mức hàng hóa, thống kê tầng suất giao dịch của hàng hóa.

Thiết lập thông tin kho

C:\Users\Administrator\Desktop\WAH004.PNG

Một Công Ty/Chi Nhánh có thể có nhiều kho.

Primary Warehouse (Kho chính) : Kho xuất hàng bán

Warehouse Type ( Loại Kho) : Có 2 kiểu kho, kho Bình Thường và Kho Ảo. Kho Ảo (VIRTUAL) là một dạng kho tạm, vùng đệm không cố định. Ví dụ: khi hàng quá nhiều, thì khu vực đường đi cũng có thể được tận dụng làm kho tạm thời, hoặc khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thường quy trình sẽ không đi trực tiếp vào kho vật lý mà phải qua một vùng kiểm tra trung gian để kiểm kê rồi sau đó mới được chuyển vào kho thật sự.

Thiết lập khu vực trong kho

C:\Users\Administrator\Desktop\WAH003.PNG

Một công ty sẽ có nhiều kho, một kho sẽ có nhiều khu vực. Và hàng hóa sẽ được thiết lập vào các khu vực trong kho.

Thiết lập sản phẩm, hàng hóa vào khu vực trong kho

Một sản phẩm phải nằm trong tối thiểu 1 Khu Vực mới được thực hiện các thao tác nhập xuất trên ORDER (phiếu đặt hàng), và các thao tác xác nhận soạn hàng, kiểm tra hàng.

Thiết lập khóa kho

Khóa kho là một chức năng để ngăn chặn nhập hàng trước thời điểm khóa kho. Các phiếu nhập, xuất kho sẽ không thể thực hiện nếu ngày nhập phiếu trước thời điểm khóa kho. Điều này giúp phát hiện và ngăn chặn các trường hợp nhập/xuất phiếu trễ, dẫn đến không thể kiểm soát được số tồn kho.

Hoặc có thể dùng chức năng này để khóa các giao dịch trong quá trình kiểm kê kho.

Người dùng có thể nhập/xuất giao dịch kho lại bằng cách thay đổi ngày khóa kho. Thông thường quản lý kho mới được quyền sử dụng màn hình này.

Thiết lập số dư ban đầu của kho

Màn hình cho phép thiết lập số dư ban đầu của các sản phẩm theo khu vực trong kho

Tạo/Điều chỉnh bản mã hệ thống (Không bắt buộc)

Tất cả các thiết lập về mã hệ thống: Mã nội bộ, mã trạng thái đơn hàng, mã trạng thái kho, mã trạn thái công việc, mã kế toán, mã chi phí, mã quốc gia/thành phố/quận/huyện… nằm trong phân hệ SYSTEM (Hệ Thống).

Người dùng có thể thêm bớt và điều chỉnh diễn giải của các mã này cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình.

Thiết lập các mã chung của hệ thống

C:\Users\Administrator\Desktop\SYS302.PNG

Tất cả các dữ liệu từ các trường nhập liệu xổ xuống đều có giá trị lấy từ màn hình thiết lập này. Ví dụ: CUSTOMER_CLASS (Loại Khách Hàng), CURRENCY_MONEY ( Loại tiền tệ)…

Mã hệ thống thường được quản lý bởi Admin và chỉ thiết lập trong thời gian đầu. Việc thay đổi mã hệ thống trong lúc đang vận hành cần được cân nhắc.

Tạo StopCode ( Các bước kiểm tra nếu muốn trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)

Mỗi đơn hàng sau khi tạo sẽ có một số mã chặn tùy vào đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ: mã chặn chờ duyệt, mã chặn chờ xác nhận vận chuyển, mã chặn không cho ra cổng… Khi một đơn hàng, phiếu giao hàng, thao tác có mã chặn thì không thể thực hiện các bước tiếp theo, và chỉ có nhân viên được phân quyền xóa mã chặn mới được gỡ mã chặn ra (thường là quản lý, trưởng nhóm)

Nếu bạn có quy mô vận hành đơn giản, không cần các bước kiểm tra và duyệt thì có thể bỏ qua bước thiết lập này.

Thiết lập mã chặn

Thiết lập người dùng được quyền xóa mã chặn

Chỉ những người dùng nằm trong nhóm được thiết lập mới được xóa các mã chặn được phân công quản lý.

Tạo các CHARGE CODE (Phụ Phí) trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)

Bên cạnh các thiết lập về giá, giảm giá, khuyến mãi, hoa hồng, chiết khấu thì trong quá trình vận hành sẽ phát sinh thêm các chi phí khác cho đơn hàng như: Phí giao hàng, phí xử lý hàng dễ vỡ, phí giao ngoài giờ…

Hệ thống cho phép thiết lập các phí này một cách linh động để người dùng có thể áp dụng tùy theo nhu cầu vận hành của doanh nghiệp mình.

Xem và điều chỉnh lại bản mã kế toán (Không bắt buộc)

Phân hệ quản lý kế toán của phần mềm Passport2IT được thiết kế linh động với sự kết hợp của sự đơn giản ở những nước tiên tiến và bộ mã chuẩn kế toán Việt Nam. Trong tài liệu về các quy trình kế toán, CIIBOS sẽ trình bày sâu hơn về những chức năng này.

Phần mềm ban đầu đã được cài đặt sẵn hệ thống bản mã kế toán Việt Nam và người dùng gần như không cần phải thực hiện thêm điều gì.

Thiết lập bản mã kế toán chuẩn Việt Nam

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT013.PNG

Thiết lập các định khoản cho các giao dịch đặc biệt

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT301.PNG

Định nghĩa các mã hạch toán cho các giao dịch đặc biệt như: Tài khoản tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tiền thuế VAT…

Tùy vào ngôn ngữ được chọn, bạn sẽ thiết lập mã kế toán tương ứng.

Thiết lập quy cách hạch toán theo loại giao dịch

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT014.PNG

Phân hệ quản lý kế toán của phần mềm Passport2IT – ERP cho phép người dùng tự định nghĩa các loại giao dich, và cách hạch toán vào các tài khoản kế toán đối ứng. Việc định nghĩa này giúp cho các giao dịch viên giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình vận hành, vì không cần phải nhớ cách hạch toán, cũng như cách hiểu về hạch toán khác nhau của các bạn kế toán viên khác nhau, hay hạch toán sai ở các nhân viên mới, đồng thời giảm thiểu tối đa quá trình đào tạo và chuyển giao.

Thiết lập số dư ban đầu cho các đầu tài khoản

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT022.PNG

Thiết lập số dư ban đầu cho khách hàng

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT022.PNG

Thiết lập số dư ban đầu cho nhà cung cấp

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT026.PNG

Thiết lập số dư ban đầu cho nhân viên

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT027.PNG

Phần thiết lập này được sử dụng cho phân hệ HRM – Quản lý nhân sự. Phân hệ quản lý nhân sự hiện không nằm trong phiên bản Standard. Nếu bạn muốn sử dụng phiên bản nhân sự, xin vui lòng liên hệ CIIBOS-VN qua địa chỉ support@passport2IT.com

Thiết lập định mức công nợ

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT604.PNG Hệ thống cho phép thiết lập định mức công nợ theo khách hàng với các nhóm định mức theo ngày, theo một định mức trần, theo kỳ, hoặc nợ gối đầu.

Việc thiết lập định mức công nợ đúng sẽ giúp kế toán công nợ giám sát một cách chặt chẽ công nợ khách hàng, nhà cung cấp qua màn hình nhắc công nợ

C:\Users\Administrator\Desktop\ACT626.PNG