Bước 1: Tạo đơn hàng trả lại

Vào phân hệ CRM chọn màn hình CRM604_Tạo đơn hàng trả lại

Màn hình tạo đơn hàng trả lại

  • Nhập các thông tin: Khách hàng, Lý do trả về, Ngày trả về
  • Chọn đơn hàng bán liên quan
  • Bấm TẠO ĐƠN HÀNG
  • Nhập sản phẩm và số lượng
  • Bấm nút TỔNG (TOTAL)
  • Nhập GIÁ THỎA THUẬN
  • Nhập CHIẾT KHẤU TRẢ LẠI (nếu có)
  • Bấm ADD
  • Sau đó bấm SAVE kết thúc đơn hàng

Các lưu ý để tạo cho chính xác:

Loại sản phẩm (Product Type): Gồm 2 loại PRODUCT: là hàng hóa bình thường / PROMOTION: Hàng khuyến mãi. Xác định cho đúng hàng nhập nhập trả về là hàng hóa bình thường hay hàng khuyến mãi, để ghi nhận kế toán cho chính xác. Nếu không chính xác nên kiểm tra lại bên màn hình CRM603_Danh sách đơn hàng đã tạo

Nếu là hàng bình thường phải nhập giá thỏa thuận và tiền chiết khấu trả lại (nếu có), còn hàng khuyến mãi thì giá và chiết khấu không nhập gì hết.

Giá thiếp lập (Setting Price): Giá bán đã cài đặt sẵn trong bảng giá ( Hệ thống tự lấy)

Giá thỏa thuận (Agreed Price): Giá bán đã đồng ý ( Giá này là giá đã xác nhận giữa công ty với khách hàng).

Chiết khấu thiết lập (Setting Discount): Chiết khấu tham khảo hệ thống tự lấy theo đơn hàng mà bạn chọn trong ô ĐƠN HÀNG LIÊN QUAN (Related Order)

Chiết khấu trả lại (Return Discount ): Chiết khấu 2 bên đồng ý (để cộng lại công nợ mà đơn hàng trước đã trừ)

Bước 2: Duyệt đơn hàng trả lại

Vào phân hệ CRM chọn màn hình CRM605_Danh sách các đơn hàng trả lại đã tạo

Màn hình danh sách các đơn hàng trả lại đã tạo và duyệt đơn hàng trả lại

Các trạng thái của đơn hàng trả lại gồm:

Đơn hàng mới tạo trạng thái “ PENDING”

Đơn hàng đã duyệt trạng thái “ APPROVED”

Đơn hàng hoàn thành trạng thái “ FINISHED”

  • Chọn đơn hàng cần duyệt có Trạng thái (Status) “ PENDING”
  • Bấm vào nút “ DUYỆT” để duyệt đơn hàng trả lại

Màn hình duyệt đơn hàng trả lại

  • Tiếp tục bấm nút “DUYỆT” sau đó “ĐÓNG” lại

Sau khi duyệt xong quay lại màn hình CRM605, đơn hàng trả về sẽ chuyển trạng thái từ “ PENDING” sang “ APPROVED”

Bước 3: Nhập kho đơn hàng trả về

Vào phân hệ WAREHOUSE chọn màn hình WAH011_ Nhập kho

  • Chọn loại chứng tù nhập (Document Type): ORDER RETURN
  • Chọn số chứng từ ( P.O Number)
  • Chọn ngày nhập (Date Inpput)
  • Chọn kho nhập ( To Warehouse)

Trường hợp 1: Nhận hàng đủ, kho tick vào ô bên dưới

Trường hợp 2: Nhận không đủ hàng

Chọn sản phẩm ở ô bên dưới, sửa số lượng, chọn số lô rồi bấm UPDATE

Sau đó bấm “ LƯU”. Hệ thống ghi nhận số lượng hàng nhập đã kho

Lưu ý: Hệ thống không cho nhập số lượng thực tế giao lớn hơn số lượng trên phiếu. Nếu số lượng thực tế giao lớn hơn vui lòng liên hệ với bộ phận bán hàng để chỉnh sửa phiếu lại

Bước 4: Kế toán kho duyệt Phiếu nhập kho

Vào phân hệ WAREHOUSE chọn màn hình WAH035_Danh sách phiếu nhập kho

Chọn phiếu nhập kho

  • Nếu đúng thì kế toán bấm “ Duyệt phiếu nhập kho” (Approve Receive Note)
  • Nếu sai thì kế toán bấm “ Update Receive Note” để sửa lại

Màn hình điều chỉnh lại phiếu nhập kho

Trường hợp 1: Sửa sản phẩm sai

Chọn sản phẩm sai, sau đó sửa lại số lượng , số lô , Bấm LƯU ĐIỀU CHỈNH (SAVE UPDATE)

Trường hợp 2: Thêm sản phẩm mới

Chọn sản phẩm mới ; Nhập số lượng ; Chọn số lô , Bấm LƯU NHẬP KHO SP MỚI ( SAVE NEW PRODUCT RECEIVE)

Lưu ý:

Phiếu nhập kho kế toán kho đã duyệt cập nhật vào cột Warehouse Confirm “ 1” , chưa duyệt thì để trống “ ” trên màn hình WAH035

Bước 5: Kế toán công nợ duyệt phiếu nhập kho

Vào Phân hệ ACCOUNTING chọn màn hình ACT040_Danh sách các phiếu nhập kho đã được kế toán kho duyệt

Màn hình duyệt phiếu nhập kho của kế toán công nợ

Chọn chứng từ nhập (Document Type): Order Return (Hàng bán bị trả lại)

Chọn ngày…. Đến ngày…..

Chọn tên đối tượng

Chọn công ty

Chọn ngày hạch toán

Kế toán công nợ:

Kiểm tra giá , số lượng trên hóa đơn của đơn hàng trả về với trên phần mềm

  1. Nếu Ok bấm Approve Receive Note
  2. Nếu không Ok:

+ Sai giá: Liên hệ với trưởng phòng kinh doanh để điều chỉnh giá . Nếu đã điều điều chỉnh xong giá, kế toán kiểm tra lại , sau đó bấm “Approve Receive Note”

+ Sai số lượng: Liên hệ với kế toán kho tổng để điều chỉnh lại số lượng. Nếu điều chỉnh xong thì bấm nút “Approve Receive Note”

Khi kế toán công nợ APPROVED thì hệ thống ghi nhận giá trị vào tài khoản kế toán.

Kế toán công nợ vào phân hệ ACCOUNTING chọn màn hình ACT610_ Báo cáo công nợ phải thu để kiểm tra.